Šī privātuma politika sniedz informāciju par to, kā Ventspils pilsētas pašvaldības iestāde “Ventspils muzejs” (turpmāk – Muzejs) ievāc un apstrādā fizisko personu datus.

Muzejs rūpējas par fizisko personu datu aizsardzību saskaņā ar piemērojamiem tiesību aktiem – Eiropas Parlamenta un Padomes 2016.gada 27.aprīļa Regulu Nr. 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula) (turpmāk – Regula) un citiem piemērojamiem tiesību aktiem privātuma un datu apstrādes jomā.

Privātuma politika attiecas uz:

1. fiziskajām personām – Muzeja pakalpojumu saņēmējiem (tajā skaitā, potenciālajiem, bijušajiem un esošajiem), kā arī trešajām personām, kuras veic fizisku personu datu apstrādi saistībā ar Muzeja noteikto funkciju un uzdevumu izpildi vai pakalpojumu sniegšanu;
2. Muzeja telpu un teritorijas apmeklētājiem, tajā skaitā attiecībā uz kuriem tiek veikta videonovērošana;
3. korespondences ar Muzeju iesniedzējiem un saņēmējiem;
4. zvanu veicējiem uz Muzeja tālruņiem un zvanu saņēmējiem.

Pārzinis un tā kontaktinformācija

Personas datu apstrādes pārzinis ir Ventspils pilsētas pašvaldības iestāde “Ventspils muzejs”, adrese: Pils iela 7, Ventspils, LV-3601, tālrunis: 63622031, e-pasts: [email protected].

Personas datu aizsardzības speciālista kontaktinformācija

Kontaktinformācija ar personas datu apstrādi saistītajos jautājumos: [email protected], tālrunis: 63601144. Izmantojot šo kontaktinformāciju, var iegūt informāciju vai iesniegt sūdzību par fizisko personu datu apstrādi Muzejā.

Personas datu apstrādes un aizsardzības principi

• Muzejs, apstrādājot personas datus, ievēro šādus principus:
  • apstrādā personas datus likumīgi, godprātīgi un datu subjektam pārredzamā veidā;
  • apstrādā personas datus adekvāti, atbilstīgi un tikai tos, kas nepieciešami apstrādes nolūku sasniegšanai;
  • apstrādā personas datus tādā veidā, lai tiktu nodrošināta atbilstoša personas datu drošība, tostarp aizsardzība pret neatļautu vai nelikumīgu apstrādi un pret nejaušu nozaudēšanu, iznīcināšanu vai sabojāšanu, izmantojot atbilstošus tehniskos vai organizatoriskos pasākumus;
  • personas datus glabā ne ilgāk kā nepieciešams nolūkiem, kādos attiecīgos personas datus apstrādā;
  • apstrādā tikai precīzus personas datus, un ja tas būs nepieciešams, tos atjauninās;
  • vāc personas datus tikai konkrētos, skaidros un leģitīmos nolūkos, un to turpmāku apstrādi neveiks ar minētajiem nolūkiem nesavietojamā veidā, izņemot, ja tas būs nepieciešams, lai izpildītu normatīvajos aktos noteiktās funkcijas un pienākumus.

Personas datu apstrādes mērķi

• Muzejs apstrādā personas datus tam noteikto funkciju un uzdevumu izpildei, šādiem mērķiem:
  • Nacionālā muzeju krājuma veidošana, papildināšana un izmantošana, kā arī tā zinātniskā pētniecība;
  • Nacionālā muzeja krājuma kopkataloga informācijas sagatavošana un ievadīšana sistēmā;
  • Muzeja sniegto pakalpojumu nodrošināšana;
  • līgumu sagatavošana un noslēgšana, to izpildes administrēšana;
  • saimniecisko darījumu uzskaites un atskaites veikšana;
  • saziņas nodrošināšana ar iedzīvotājiem, uzņēmējiem un citām publiskām vai privātām personām;
  • personāla atlases konkursa norises un savu tiesisko interešu nodrošināšana, ciktāl tās saistītas ar personāla atlasi;
  • informēšana par Muzeja darbību un notiekošajām aktivitātēm;
  • Muzeja sniegto pakalpojumu kvalitātes nodrošināšana un uzlabošana, tiesisko interešu aizsardzības  nodrošināšana (tiek veikti telefona sarunu audioieraksti);
  •  likumpārkāpumu un mēģinājumu tādus izdarīt novēršana, kā arī likumpārkāpumu atklāšana, nodarītā kaitējuma, zaudējumu un personu, kas tos izdarījušas, identificēšana (tiek veikta videonovērošana);
  • citos nolūkos, informējot personas, par kurām fizisko personu datu apstrāde tiek veikta.

Personas datu apstrādes tiesiskais pamats

• Personas datu apstrādes tiesiskais pamats šīs privātuma politikas 4.1. – 4.7.apakšpunktā norādītajiem personas datu apstrādes mērķiem ir Regulas 6.panta 1.punkta b), c) un e) apakšpunkts, proti:
  • apstrāde ir vajadzīga līguma, kura līgumslēdzēja puse ir datu subjekts, izpildei vai pasākumu veikšanai pēc datu subjekta pieprasījuma pirms līguma noslēgšanas (piemēram, personas identificēšanai, darba līguma noslēgšanai, saziņai ar datu subjektu);
  • apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uz pārzini attiecināmu juridisku pienākumu, kas noteikts ārējos normatīvajos aktos – likumos, Ministru kabineta noteikumos un Ventspils pilsētas pašvaldības saistošajos noteikumos (piemēram, datu nodošana valsts pārvaldes iestādēm (Valsts ieņēmumu dienestam, tiesībaizsardzības iestādēm, u.c.) to funkciju izpildei));
  • apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs vai īstenojot pārzinim likumīgi piešķirtās pilnvaras (piemēram, Nacionālā muzeju krājuma veidošana, papildināšana).
• Foto, video vai audiovizuālas fiksācijas veikšanas tiesiskais pamats, īstenojot šīs privātuma politikas 4.8.apakšpunktā noteiktos mērķus, ir Regulas 6.panta 1.punkta e) un f) apakšpunkts – apstrāde tiek veikta sabiedrības interesēs, kā arī Muzeja leģitīmo interešu ievērošanai (piemēram, informēt sabiedrību par savu darbību un popularizēt Muzeju). Atsevišķos gadījumos apstrādes tiesiskais pamats ir Regulas 6.panta 1.punkta a) apakšpunkts – datu subjekta sniegta piekrišana.
• Muzeja sniegto pakalpojumu kvalitātes un Muzeja tiesisko interešu aizsardzības nodrošināšanas ietvaros, veicot telefona sarunu audioierakstus, Muzejs apstrādā personas datus pamatojoties uz Regulas 6.panta 1.punkta f) apakšpunktu – lai aizsargātu pārziņa vai trešās personas leģitīmās intereses (piemēram, lai izvērtētu gadījumus, kad ir saņemtas sūdzības par klientu apkalpošanas kvalitāti, kā arī, lai nodrošinātos ar pierādījumiem pret iespējamām pretenzijām).
• Veicot videonovērošanu, Muzejs apstrādā personas datus pamatojoties uz Regulas 6.panta 1.punkta f) apakšpunktu – lai aizsargātu savas vai trešās personas leģitīmās intereses (piemēram, lai atklātu likumpārkāpumus, identificētu nodarīto kaitējumu, zaudējumus un personas, kas tos izdarījušas).

Personas datu kategorijas

• Muzejs, īstenojot šīs privātuma politikas 4.punktā noteiktos personas datu apstrādes mērķus, galvenokārt, apstrādā šādas fizisko personu datu kategorijas:
  • identifikācijas dati (piemēram, vārds, uzvārds, personas kods, dzimšanas gads);
  • kontaktinformācija (piemēram, dzīvesvietas adrese, tālruņa numurs, e-pasta adrese);
  • CV, izglītības dokumenti;
  • finanšu dati (piemēram, bankas konts, atlīdzības apmērs);
  • foto, video, un audiovizuālas fiksācijas;
  • telefona sarunu audioieraksta dati (zvana veicēja vai zvanu saņēmēja tālruņa numurs, telefona sarunas ieraksts – komunikācijas saturs, kas atklāj personas datus);
  • videonovērošanas dati (personas attēls (izskats), personas rīcības veids (uzvedība), personas attēla ieraksta vieta, personas attēla ieraksta laiks (datums, laiks, ieraksta sākums un beigas)).

Personas datu glabāšanas ilgumsMuzejs drīkst glabāt un apstrādāt fizisko personu datus, kamēr pastāv vismaz viens no šiem kritērijiem

dati ir nepieciešami noteikto mērķu sasniegšanai;

kamēr Muzejam pastāv juridisks pienākums datus glabāt;

kamēr ir spēkā fiziskās personas piekrišana attiecīgai personas datu apstrādei, ja nepastāv cits datu apstrādes likumīgs pamats.

Videonovērošanas ieraksti tiks glabāti periodu, kas nepārsniedz 3 mēnešus, ja vien attiecīgajā videoierakstā netiks atspoguļota iespējami prettiesiska rīcība vai rīcība, kas, iespējami, palīdzēs Muzejam vai trešajām personām nodrošināt to tiesiskās intereses. Šajā gadījumā, attiecīgais videoieraksts var tikt izgūts un saglabāts līdz tiesiskās intereses nodrošināšanas brīdim.

Telefona sarunu audioieraksti tiks glabāti periodu, kas nepārsniedz 3 mēnešus, ja vien attiecīgajā audioierakstā netiks atspoguļota iespējami prettiesiska rīcība vai rīcība, kas, iespējami, palīdzēs Muzejam vai trešajām personām nodrošināt to tiesiskās intereses. Šajā gadījumā, attiecīgais audioieraksts var tikt izgūts un saglabāts līdz tiesiskās intereses nodrošināšanas brīdim.

Pēc glabāšanas laikposma beigām, personas dati tiks neatgriezeniski dzēsti, ja vien saskaņā ar normatīvajiem aktiem nepastāvēs pienākums tos glabāt.

Personas datu nodošana

1. Muzejs var nodot fizisko personu datus publiskām un privātām personām, kurām tos izpaust ir Muzeja tiesības vai pienākums saskaņā ar normatīvajiem aktiem vai līgumiem, vai saņemot datu subjekta skaidru un nepārprotamu piekrišanu savu personas datu nodošanai.
2. Nododot fizisko personu datus, Muzejs nodrošina normatīvajos aktos noteiktās procedūras personas datu apstrādes un aizsardzības līmeņa, kas līdzvērtīgs ar Regulu noteiktajam, ievērošanai.
3. Muzeja rīcībā esošie fizisko personu dati netiek nodoti trešajām valstīm.

Foto, video un audiovizuālo fiksāciju veikšana

1. Lai informētu personas par Muzeja darbību un notiekošajām aktivitātēm, var tikt veikta foto, video un audiovizuāla fiksācija.
2. Personas tiek informētas par plānoto foto, video un audiovizuālo fiksāciju veikšanu.
3. Gadījumos, kad personas datu apstrādei nepieciešama personas sniegta piekrišana, Muzeja darbinieks vai tās pilnvarots pārstāvis var personu uzrunāt tieši un lūgt tās atļauju personas fiksēšanai foto attēlu, video vai audiovizuālā formā un šīs fiksācijas publiskošanai. Ja šajā situācijā persona ļauj veikt foto, video vai audiovizuālu fiksāciju un to publiskot, uzskatāms, ka persona ir sniegusi piekrišanu savu personas datu apstrādei (sava foto attēla, video vai audiovizuālās fiksācijas publiskošanai). Atsevišķos gadījumos var tikt lūgts personas piekrišanu noformēt rakstiski.
4. Muzejs uzņemtos foto attēlus, video un audiovizuālās fiksācijas var izvietot interneta vietnēs, presē un citos masu informācijas līdzekļos, Muzeja un Ventspils pilsētas pašvaldības mājas lapā un informatīvajos izdevumos, sociālo tīklu profilos, u.c.

Datu subjekta tiesības

• Datu subjektam ir tiesības vērsties pie personas datu apstrādes pārziņa (Muzeja) un lūgt sniegt informāciju par viņa personas datu apstrādi, kā arī lūgt personas datu labošanu, dzēšanu, apstrādes ierobežošanu vai iebilst pret viņa personas datu apstrādi.
• Datu subjekts var iesniegt pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu šādā veidā:
  • rakstveida formā klātienē Muzeja telpās, uzrādot personu apliecinošu dokumentu (piemēram, pasi vai ID karti), jo datu subjektam ir pienākums sevi identificēt;
  • elektroniskā pasta veidā, parakstot to ar drošu elektronisko parakstu un nosūtot uz Muzeja
    e-pastu: [email protected]. Šajā gadījumā, tiek prezumēts, ka datu subjekts ir sevi identificējis ar pieprasījuma iesniegšanu, kas parakstīts ar drošu elektronisko parakstu. Vienlaicīgi, Muzejs saglabā sev tiesības šaubu gadījumā pieprasīt datu subjektam papildus informāciju, ja tas uzskata to par nepieciešamu;
  • izmantojot pasta sūtījumu. Vienlaicīgi, Muzejs saglabā sev tiesības šaubu gadījumā pieprasīt datu subjektam papildus informāciju, ja tas uzskata to par nepieciešamu.
• Saņemot datu subjekta pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu saskaņā ar Regulas 15. – 22. pantu, Muzejs izvērtē, vai pieprasījumā ietvertais lūgums ir apmierināms vai arī pastāv kādi Regulā un citos normatīvajos aktos noteiktie izņēmumi, kad datu subjekta pieprasījums nav apmierināms.
• Ja personas datu apstrādes tiesiskais pamats ir datu subjekta sniegta piekrišana, datu subjektam ir tiesības atsaukt piekrišanu savu personas datu apstrādei, taču tas neietekmē to apstrādes darbību likumību, kas veiktas tad, kad piekrišana bija spēkā. Atsaucot piekrišanu, nevar tikt pārtraukta personas datu apstrāde, kuru veic, pamatojoties uz citiem tiesiskajiem pamatiem.
• Datu subjektam ir tiesības iesniegt sūdzību par nelikumīgu viņa personas datu apstrādi Muzejā vai Datu valsts inspekcijā.